se sídlem Hybernská 1034/5, Nové Město, 110 00 Praha 1
zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 352955
Zásady ochrany osobních údajů
Obchodní společnost BC21 s.r.o., IČ: 04991303, se sídlem Hybernská 1034/5, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 352955 (dále jen jako „správce") přijala v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen jako „nařízení") a Zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů v platném znění (dále jen jako „zákon") tyto Zásady ochrany osobních údajů (dále jen jako „zásady"), které nabyly platnosti a účinnosti dne 1. 4. 2026.
Správce je provozovatelem služby GLOW21 dostupné prostřednictvím https://app.glow21.ai/. Tyto zásady jsou přijaty v souvislosti se službou GLOW21 a vztahují se na zpracování veškerých osobních údajů, ke kterému v souvislosti s provozem služby GLOW21 dochází.
V souladu s článkem 4, bod 1 nařízení se „Osobním údajem" rozumí jakákoli informace týkající se určené nebo určitelné fyzické osoby, k níž se osobní údaje vztahují. Tato se považuje za určenou nebo určitelnou, jestliže lze fyzickou osobu přímo či nepřímo identifikovat, zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků specifických pro její fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu.
„Subjekty údajů" nebo jednotlivě „subjektem údajů" se pro účely těchto zásad rozumí zejména:
- uživatelé AI platformy GLOW21;
- leadeři, kteří prostřednictvím AI platformy GLOW21 sdělují uživatelům své názory, myšlenky a životní zkušenosti dotýkající se leadershipu;
- dodavatelé externích služeb;
- jakékoli další osoby, ke zpracování jejichž údajů je správce v souladu s těmito zásadami nebo v souladu s uzavřenou smluvní dokumentací oprávněn.
Tyto zásady se vztahují na veškeré vztahy mezi správcem a subjekty údajů dotýkající se služby GLOW21. Tyto zásady se vztahují na veškeré zpracování osobních údajů správcem, není-li pro konkrétní případ mezi správcem, uživatelem, leaderem, dodavatelem či subjektem údajů dohodnuto jinak.
Osobní údaje shromažďované správcem
V rámci své podnikatelské činnosti správce shromažďuje osobní údaje za těmito účely:
V této souvislosti jsou zpracovávanými osobními údaji zejména: jméno, příjmení, titul, příp. identifikační číslo a daňové identifikační číslo, sídlo nebo adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa uživatele.
Správce zpracovává údaje uživatelů a jimi sdělené údaje v rozsahu nezbytně nutném pro plnění služby, smluvně převzatých povinností a dále pro plnění zákonných povinností v souvislosti s obchodní činností, tj. zejména za účelem fakturace, vedení účetnictví, odvodu daní a poplatků.
V této souvislosti jsou zpracovávanými údaji zejména: jméno, příjmení, titul, identifikační číslo, případně daňové identifikační číslo, číslo bankovního účtu, sídlo nebo adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa. V rámci materiálů a informací, které leader správci předá za účelem vytvoření svého digitálního dvojčete, mohou být i další osobní údaje, které leader správci předá na základě svého uvážení z vlastní iniciativy.
Správce zpracovává osobní údaje leaderů a další jimi sdělené údaje v rozsahu nezbytně nutném pro poskytnutí služby – tj. pro vytvoření digitálního dvojčete a jeho uvedení na veřejnost prostřednictvím AI platformy GLOW21. Správce tak zpracovává údaje za účelem plnění smluvně převzatých povinností, a dále pro plnění zákonných povinností v souvislosti s obchodní činností, tj. zejména za účelem fakturace, vedení účetnictví, odvodu daní a poplatků.
V rámci své činnosti může správce využít rovněž služeb externích dodavatelů – fyzických osob. Správce upozorňuje, že může dojít také ke zpracování osobních údajů zaměstnanců těchto subjektů. V této souvislosti může správce zpracovávat osobní údaje takových externích dodavatelů, je-li to nezbytné pro umožnění výkonu činnosti dodavatele. Jedná se zejména o jméno, příjmení, identifikační číslo či daňové identifikační číslo, adresu nebo sídlo, telefonní číslo, e-mailovou adresu, číslo bankovního účtu a podpis. Informace jsou získávány přímo od subjektu údajů a jsou zpracovávány v nezbytném rozsahu za účelem plnění smlouvy uzavřené mezi dodavatelem a správcem a dále za účelem plnění zákonných povinností v souvislosti s obchodní činností, tj. zejména za účelem fakturace, vedení účetnictví, odvodu daní, poplatků.
V rámci této činnosti správce zpracovává osobní údaje potenciálních nových dodavatelů a zaměstnanců – fyzických osob, a to v rozsahu, v jakém je samy subjekty údajů poskytnou správci, kdy správce tyto údaje zpracovává z titulu svého oprávněného zájmu. Získávání nových dodavatelů a zaměstnanců je nezbytné pro výkon jeho podnikatelské činnosti.
Se souhlasem subjektu údajů je správce oprávněn zasílat subjektům údajů informace o produktech správce a o novinkách – tzv. newslettery. Newslettery umožňují zákazníkům, aby disponovali aktuálními informacemi a mohli v plném rozsahu využít služeb, které správce nabízí. Za tímto účelem správce zpracovává jméno, příjmení a e-mailovou adresu subjektu údajů, přičemž tyto údaje mohou být zpracovávány po dobu platnosti uděleného souhlasu.
Správce může v rámci své podnikatelské činnosti zpracovávat rovněž další osobní údaje, které mu subjekt údajů sám sdělí. Zpracování však může probíhat pouze je-li k němu dán právní základ a v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu, pro jaký byly osobní údaje subjektem poskytnuty.
Správce vede seznam kontaktů na zaměstnance, uživatele, dodavatele a potenciální dodavatele, v rámci kterého zpracovává osobní údaje v rozsahu titul, jméno, příjmení, adresa, zaměstnavatel, e-mailová adresa a telefonní číslo. Účelem je zajištění efektivní komunikace s partnery, což je oprávněným zájmem správce.
Zpracovatelé
Správce není oprávněn bez výslovného souhlasu subjektu údajů využít osobní údaje k jinému účelu, než pro jaký byly tyto osobní údaje shromážděny.
Správce neprodává ani nepronajímá osobní údaje třetím osobám, ani je jinak neposkytuje jakýmkoli třetím osobám, není-li níže v těchto zásadách stanoveno jinak nebo nedá-li k případnému sdílení subjekt údajů výslovný souhlas.
V rámci své podnikatelské činnosti správce spolupracuje s dalšími třetími osobami – externími poskytovateli služeb za účelem využití nezbytného softwarového vybavení, zajištění nezbytné infrastruktury, zajištění plnění právních povinností – zejména vedení účetnictví, zajištění právních služeb v souvislosti s činností správce, zajištění expertních služeb, zajištění zpracování daňových přiznání a za účelem zajištění bezpečnosti a plynulosti poskytované služby. Seznam externích poskytovatelů služeb je správce připraven na vyžádání subjektu údajů obratem poskytnout. Seznam lze vyžádat prostřednictvím e-mailové adresy správce.
Všichni zpracovatelé, se kterými byla navázána spolupráce, poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování osobních údajů splňovalo požadavky platné právní úpravy a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů. Zpracovatel může do zpracování zapojit i dalšího zpracovatele, ovšem pouze za předpokladu, že tento splňuje stejná opatření k ochraně osobních údajů, k jakým se zavázal ve smlouvě se správcem.
Správce se snaží upřednostňovat zpracovatele pocházející z České republiky a řídí se při zpracování osobních údajů českou právní úpravou. Při zpracování osobních údajů zpracovateli může však dojít rovněž k předání osobních údajů do zahraničí v rámci prostoru Evropské unie nebo USA. Všechna tato předání jsou nezbytná pro splnění smlouvy mezi subjektem údajů a správcem. Správce dbá na to, aby všichni případní zahraniční zpracovatelé byli členy státu Evropské unie nebo přijali politiku zpracování osobních údajů odpovídající evropské legislativě.
V případech, kdy správce vystupuje jako zpracovatel pro jiný subjekt, zavazuje se dodržovat veškeré povinnosti vyplývající pro něho z platných právních předpisů, zejména je povinen:
- zpracovávat osobní údaje pouze pro účely, v rozsahu a způsobem vyplývajícím z uzavřené smlouvy;
- zavázat osoby mající přístup k údajům mlčenlivostí;
- přijmout vhodná technická a organizační opatření nutná k zabezpečení osobních údajů;
- po ukončení zpracování osobní údaje vymazat nebo vrátit správci;
- být nápomocen pro plnění správcových povinností v souvislosti s ochranou osobních údajů;
- neprodleně informovat správce o tom, že některý jeho pokyn porušuje platnou právní úpravu;
- na vyžádání poskytnout správci nezbytné informace pro doložení splnění povinností daných platnou právní úpravou;
- v případě porušení zabezpečení neprodleně upozornit na tuto skutečnost.
Správce důrazně upozorňuje na skutečnost, že služba GLOW21 je vystavěna na využití LLM (Large Language Model), tj. využívá umělé inteligence (dále jen „AI"). Správce využívá více řešení, tj. jednotlivé LLM modely mezi sebou kombinuje. Veškerá komunikace, kterou uživatel s digitálním dvojčetem leadera povede, bude uskutečněna za pomoci AI nástrojů.
Použije-li subjekt údajů v rámci komunikace s digitálním dvojčetem nějaké osobní údaje, může dojít ke zpracování těchto osobních údajů poskytovatelem AI služeb. Sdělování osobních údajů v rámci konverzací však není nutné – je pouze na uživateli, zda osobní údaje v rámci konverzace sdělí a v jakém rozsahu. Seznam používaných AI modelů je správce připraven uživateli na vyžádání poskytnout.
Práva subjektů údajů
Subjekty údajů mají v souvislosti se zpracováním tato práva:
- Právo přístupu: subjekt údajů může kdykoli požádat správce o informaci o zpracování osobních údajů týkajících se jeho osoby. Správce má v takovém případě povinnost bezodkladně tuto informaci subjektu údajů poskytnout.
- Právo podat stížnost: subjekt údajů může podat stížnost k dozorovému orgánu pro domnělé porušení platných právních předpisů, přičemž dozorovým orgánem se rozumí Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz).
- Právo na opravu: subjekt údajů může žádat opravu nepřesných údajů týkajících se jeho osoby.
- Právo na výmaz: subjekt údajů má právo, aby správce bez odkladu vymazal osobní údaje, které se ho týkají, pokud tyto osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny a zpracovávány, byla-li vznesena námitka proti zpracování a neexistují-li žádné převažující důvody ke zpracování; pokud by byly osobní údaje zpracovávány protiprávně nebo pokud musí být vymazány ke splnění právní povinnosti správce stanovené platnými právními předpisy.
- Právo na omezení zpracování: v případě, že subjekt údajů popře přesnost zpracovávaných údajů, je správce povinen omezit zpracování dotčených osobních údajů, a to na dobu nezbytnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit.
- Právo na informaci: subjekt údajů má právo být informován o veškerých opravách nebo výmazech osobních údajů nebo omezení zpracování, které správce provádí a které se jej týkají.
- Právo vznést námitku: subjekt údajů má právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají a které jsou zpracovávány z důvodu nezbytnosti pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo z důvodu nezbytnosti zpracování za účelem oprávněného zájmu správce.
- Právo na přenositelnost: subjekt údajů má právo osobní údaje, které se jej týkají a jež tento správci poskytl, získat ve strukturovaném běžně používaném a strojově čitelném formátu a tyto předat jinému správci, aniž by tomu stávající správce bránil.
- Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování s právními či obdobnými účinky zahrnující i profilování.
Jsou-li osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu subjektu údajů, je subjekt údajů oprávněn souhlas kdykoli odvolat.
Na žádost poskytne správce subjektu údajů informace o přijatých opatřeních nezbytných pro naplnění práv subjektů údajů.
Svá práva může subjekt údajů uplatnit písemně zasláním požadavku na adresu sídla správce:
BC21 s.r.o., IČ: 04991303, Hybernská 1034/5, Nové Město, 110 00 Praha 1
E-mail: info@glow21.ai | Tel.: +420 601 328 572
Mlčenlivost
Správce si je vědom důvěrnosti zpracovávaných osobních údajů. Správce je povinen zachovávat mlčenlivost o veškerých zpracovávaných osobních údajích. Správce není oprávněn zpřístupnit osobní údaje jakékoli třetí osobě, nestanoví-li tyto zásady jinak.
Správce je oprávněn osobní údaje zpracovávat pouze osobně nebo prostřednictvím svých zaměstnanců nebo smluvně vázaných spolupracujících osob, které však zaváže k mlčenlivosti minimálně ve stejném rozsahu, v jakém tuto povinnost stanoví tyto zásady a platná právní úprava.
Technická a organizační opatření
Správce během zpracování vždy dbá na to, aby nedošlo k újmě na právech fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů.
Správce přijal vhodná technická a organizační opatření k zajištění odpovídající úrovně zabezpečení osobních údajů, a to s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování. Správce zabezpečil rovněž ochranu osobních, provozních a lokalizačních údajů a důvěrnosti komunikace, a to zejména ochranou před neoprávněným přístupem, změnou, zničením, ztrátou anebo odcizením nebo jiným neoprávněným zpracováním nebo využitím těchto údajů.
Pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva svobody fyzických osob, oznámí toto porušení správce bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 72 hodin, subjektu údajů. Současně takové porušení správce oznámí i dozorovému orgánu.
Při zpracování osobních údajů správcem nedochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování.
Doba zpracování
Doba zpracování závisí na kategorii osobních údajů, jakož i na účelu, pro který je daný osobní údaj zpracováván. Vždy ovšem platí, že osobní údaje jsou zpracovány pouze po dobu nezbytně nutnou.
- Osobní údaje související s plněním smlouvy se uživateli budou uchovávány po dobu účinnosti smlouvy a dále po dobu nezbytnou pro archivaci a obhajobu právních nároků – část osobních údajů může být uchovávána po dobu dalších 10 let po ukončení poskytování služeb.
- Osobní údaje související se spoluprací s leaderem budou uchovávány po dobu účinnosti smlouvy a dále po dobu nezbytnou pro archivaci a obhajobu právních nároků – část osobních údajů může být uchovávána po dobu dalších 10 let po ukončení poskytování služeb.
- Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu budou zpracovávány až do odvolání souhlasu subjektem údajů, nebo do chvíle, kdy souhlas pozbyde účinnosti, případně do chvíle, než pomine účel zpracování.
- Osobní údaje potenciálních spolupracovníků a dodavatelů budou uchovány po nejdéle 3 měsíce ode dne, kdy dojde k ukončení jednání o navázání případné spolupráce.
- Osobní údaje zpracovávané za účelem plnění právních povinností (vedení účetnictví, odvod daní a poplatků apod.) budou vymazány ve lhůtách stanovených platnými právními předpisy, nejdéle však 10 let po uplynutí účetního období, jehož se dotýkají.
Další informace
Správce nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů a nepřikročil k tomuto kroku na základě vlastního rozhodnutí.
Správce využívá službu Google Analytics. Data získaná prostřednictvím služby Google Analytics jsou využívána zejména pro statistické účely. Analýza probíhá na území Evropské unie i v USA. IP adresa, která je na webových stránkách nastavena, je však před přenosem do zahraničí anonymizována. Správce v rámci této služby zpracovává tyto údaje: cookies, data o zařízení a prohlížeči, IP adresu a aktivity na webové stránce a v aplikaci. Podmínky poskytování služby jsou k dispozici na: marketingplatform.google.com. Správce pomocí této služby zjišťuje počet uživatelů, kteří navštívili webovou stránku správce a AI platformu správce dostupnou přes https://glow21.ai. Správce však nemá možnost tímto způsobem získat konkrétní informace umožňující identifikaci uživatelů, tj. není schopen identifikovat konkrétní subjekt údajů.
Aktualizace zásad
Správce si vyhrazuje právo tyto zásady ochrany osobních údajů změnit. Změna bude provedena zveřejněním na webových stránkách správce a je účinná do 30 dnů ode dne zveřejnění. Vedle toho se správce zavazuje zaslat všem registrovaným zákazníkům, dodavatelům i zaměstnancům nové aktualizované zásady ochrany osobních údajů, a to bezodkladně poté, co tyto budou správcem přijaty.
BC21 s.r.o.
Ing. Jiří Panuška, jednatel